CV et lettre de motivation à adresser à M.SPAGNOU, Président de la CCSB, par mail : ressources.humaines@sisteronais-buech.fr en précisant le nom du poste.

Poste positionné comme soutien opérationnel direct au responsable du secrétariat général, contribuant à la continuité et à la fiabilité du fonctionnement du service.

• Appui à la direction générale en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement ;
• Mise en œuvre des activités opérationnelles du secrétariat général :
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents (courriers, comptes-rendus, tableaux, dossiers divers, etc.),
  • Participer à la relecture, rédaction et mise en forme des actes (délibérations du conseil communautaire et du bureau communautaire, arrêtés du président, décisions du président, conventions et contrats),
  • Préparer et suivre les décisions du Président : suivre la boite mail « décisions » de la CCSB / traiter les demandes de décisions / mettre à jour le tableau de suivi des décisions / préparer le tableau récapitulatif avant les conseils communautaires,
  • Transmettre les actes au contrôle de légalité de manière dématérialisée (y compris les décisions relevant du service des ressources humaines),
  • Suivre l’agenda de Direction,
  • Suivre la boite mail « contact » de la CCSB,
  • Suivre les invitations du président en lien avec l’agent d’accueil du bâtiment siège (mise en forme et mise à jour du tableau de suivi, suivi des échéances et des retours « papiers », classement, etc.),
  • Classer et archiver des dossiers,
  • Assurer la continuité du secrétariat général en l’absence du chef de service,
  • Garantir la traçabilité administrative des actes : suivi des circuits de validation, respect des délais et archivage réglementaire,
  • Assurer la continuité opérationnelle du secrétariat général en cas d’absence dans le cadre de procédures établies.
• Préparation et suivi des réunions du conseil communautaire et du bureau (en lien avec la DGS et la responsable de service) :
  • Rédiger et suivre les convocations,
  • Préparer les documents nécessaires au déroulement des séances,
  • Assister si besoin aux réunions du conseil communautaire : suivi de la feuille de présence, suivi et utilisation du logiciel de vote et prise de notes en vue de la rédaction des délibérations et du PV,
  • Participer à la préparation des délibérations et des PV,
  • Transmettre les actes au contrôle de légalité et aux interlocuteurs concernés.
• Suivi du courrier :
  • Participer au traitement du courrier sous la coordination de la chef de service : enregistrement, réorientation vers les services compétents, préparation des parapheurs, suivi du circuit de validation, mise en forme et génération de courriers-types de réponse.
• Accueil physique et téléphonique :
  • Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et électroniques,
  • Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents.

Recevoir et transmettre les messages téléphoniques d’autres agents du pôle de Lazer en cas d’absence.

En interne, relations régulières avec :

• la DGS,
• les Directeurs de pôle,
• les élus membres du conseil communautaire,
• les assistants de direction des différents pôles.

En externe :

• Relations régulières avec les représentants des collectivités, administrations et organismes partenaires

• Formation et qualification :
  • Niveau requis : Bac minimum,
  • Formations en lien avec le poste occupé.
• Compétences :
  • Très bonne connaissance du fonctionnement d’une intercommunalité en général et du fonctionnement des instances de gouvernance en particulier,
  • Maîtrise indispensable de l’outil informatique, des logiciels bureautiques standards et des techniques de secrétariat,
  • Qualités rédactionnelles,
  • Rigueur, facultés d’adaptation et d’organisation, sens de l’initiative, esprit de décision, sens de la communication, sens du service aux autres et de la collectivité, réactivité, efficacité.
  • Disponibilité vis-à-vis de la DGS et de la responsable du secrétariat général,
  • Capacité à travailler en transversalité avec les services,
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :

• Ordinateur avec bureautique + imprimante/photocopieuse + téléphone,
• Outils bureautiques (Microsoft 365), accès internet + Fast Actes (Préfecture),
• Fournitures de bureau et mobilier,
• Véhicule de service en fonction des disponibilités.

Conditions et contraintes d’exercice :

• Travail en bureau sur écran (35 heures/ semaine),
• Horaires réguliers avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service (respects impératifs de délais/pics d’activité liés à la tenue des conseils communautaires),
• Déplacements ponctuels sur le territoire de la CCSB en cas de nécessités de service,
• Contraintes horaires en fonction des réunions du conseil communautaire (soirées),
• Disponibilité vis-à-vis du ou des cadre(s) et des élus,
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.