Le Pôle Services aux Communes et à la Population contribue notamment à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique culturelle de la Communauté de Communes du Sisteronais-Buech en déclinant les orientations du projet de territoire.
L’Ecole de Musique Intercommunale (EMI) est l’une des composantes de cette politique culturelle.

L’assistante administrative, placée sous l’autorité de la direction de l’EMI, exécute des missions de gestion administrative en lien avec les orientations directives du projet d’établissement et assure l’interface avec les élèves, les enseignants et la direction de l’école. Ces missions doivent servir la structuration efficiente du service et véhiculer une image qualitative de l’EMI et de la CCSB.

• Secrétariat :

Back-office le matin (hors public et enseignants) permettant de :

• Relever et traiter journalièrement le courrier postal – interne et des mails,
• Gérer l’agenda de la direction,
• Réceptionner les appels téléphoniques, venues des services supports et livraisons diverses,

• Travailler sur des dossiers de fond : Facturation, actions de communication, convocation et comptes rendus des diverses instances de concertation, organisation des cérémonies officielles, suivi RH, suivi logistique, parc instrumental, assurance, formations, inscriptions et emplois du temps, relations avec les établissements scolaires, mise à jour régulière des statistiques, suivi des conventions).
• Accueil / information :
  • Echanger avec les enseignants et les usagers,
  • Saisir les données dans le logiciel de scolarité DUONET,
  • Relayer les besoins en petite logistique.
• Documents structurants :
  • Participer à la mise en œuvre du projet d’établissement et à son bilan,
  • Veiller à la mise en application des règlements : intérieur – du conseil d’établissement – des études,
  • Vérifier la bonne complétude des demandes avant de les soumettre à la signature,
  • Classer les informations dans un seul endroit du commun Z.

Remplacement ponctuel possible dans d’autres services en cas de nécessité.

• Directeur de l’école de musique et directeur du Pôle Services à la population,
• Les coordinateurs et les enseignants,
• Contacts avec les services de l’administration générale.

• Relations avec les usagers et les partenaires extérieurs,
• Les prestataires extérieurs.

• Formation et qualification :
  • Formations individuelles et formation d’équipe,
  • Encouragement à passer les concours et examens professionnels.
• Compétences relationnelles :
  • Discrétion professionnelle, secret professionnel, devoir de réserve,
  • Sens du service public, gestion de situation de conflit, qualités d’écoute et de médiation, sens des relations humaines, sens de la communication (écoute attentive, communication claire),
  • Bonne maîtrise informatique (EXCEL, WORD, PUBLISHER, TRELLO, DOODLE, ZOOM, THUNDERBIRD, GLPI).
• Compétences professionnelles :
  • Autonomie dans l’organisation du travail, rigueur, réactivité, polyvalence, précision.
• Compétences techniques :
  • Technologies de l’information et de la communication, téléphone, photocopieur, matériel de bureautique,
  • Qualités orthographiques et rédactionnelles.

• Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :
  • Matériel bureautique portatif adapté aux déplacements,
  • Bureau,
  • Véhicule de service ou défraiement pour les déplacements sur le territoire de la CCSB selon règlement RH.
• Conditions et contraintes d’exercice :
  • Horaires de travail réguliers étendus sur la journée avec un pic d’activité l’après-midi et le soir ainsi que durant la journée du mercredi. Emploi du temps et congés définis par la direction en fonction des nécessités de service et de sa bonne continuité,
  • Permanences hebdomadaires sur l’ensemble des sites,
  • Agent intervenant en multisites (déplacements ponctuels possibles en fonction des projets pédagogiques ou culturels de l’établissement),
  • Disponibilité à l’égard de la direction,
  • Continuité de service à assurer entre les deux assistantes (horaires et congés),
  • Travail en bureau itinérant au sein d’un même site ou de plusieurs sites attenants à l’école de musique intercommunale,
  • Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

Durée hebdomadaire du poste :

35 h hebdomadaire.

Lieu d’affectation :

EMI, antenne de Sisteron

Place du Général de Gaulle

04200 SISTERON