La CCSB a été créée le 1er janvier 2017 par la fusion de 7 intercommunalités. Elle se compose de 60 communes situées entre les Alpes de Haute-Provence, les Hautes-Alpes et la Drome. Elle compte 25.000 habitants.

Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services aux publics) également répartis sur le territoire.

• Aide permanente à la DGS en termes d’organisation, de gestion, de communication, de suivi de dossiers et dans l’organisation et le déroulement des conseils communautaires ;
• Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité ;
• Suivi des activités de la direction générale des services :
  • Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, des tableaux de bord, des comptes rendus et dossiers divers,
  • Participer à la rédaction des arrêtés et des décisions du président, veiller à l’harmonisation de leur présentation et à leur légalité,
  • Contrôler la bonne transmission des actes dématérialisés en Préfecture,
  • Suivre l’agenda de Direction,
  • Gérer la répartition des courriers aux différents services après présentation à la DGS,
  • Coordonner le classement et l’archivage des dossiers de la direction générale,
  • Contribuer à la mise en œuvre de la communication interne et externe,
  • Assurer l’interface entre le président et les directeurs de pôle en l’absence de la DGS,
• Préparation et suivi des réunions du conseil communautaire et du bureau :
  • Rédiger les convocations et en assurer le suivi,
  • Coordonner la préparation des documents nécessaires au déroulement des réunions,
  • Assister aux réunions du conseil communautaire, coordonner les opérations de vote et prendre des notes en vue de la rédaction des délibérations et du PV,
  • Participer à la rédaction des délibérations, organiser leur suivi et leur transmission aux interlocuteurs concernés,
  • Participer à la rédaction des PV et comptes-rendus
• Management et coordination
  • Piloter, suivre et contrôler les tâches du secrétariat général pour en assurer une réalisation efficace et continue.
  • Coordonner tous les assistants de direction de la CCSB pour favoriser le lien entre les services ainsi que la diffusion des informations et des bonnes pratiques, sécuriser les procédures et les actes de la CCSB.

Assistance et alerte de l’autorité territoriale dans la mise en œuvre des règles de sécurité et d’hygiène au travail :

• Coordonner le travail des assistants de prévention de la CCSB
• Participer à la prévention des dangers susceptibles de compromettre la sécurité ou la santé des agents et proposer des mesures pratiques visant à améliorer les méthodes et des conditions de travail ;
• Faire progresser la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre en organisant l’information et la sensibilisation des agents et des élus ;
• Veiller à l’observation des prescriptions législatives et réglementaires prises en ces matières ainsi qu’à la bonne tenue des registres de santé et de sécurité au travail dans tous les services ;
• Alerter l’autorité territoriale sur les situations à risque ;
• Participer aux réunions du CHSCT et à toutes les réunions en lien avec la santé et la sécurité au travail ;
• Participer à l’analyse des accidents de service.

• Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :

o Ordinateur avec bureautique + imprimante/photocopieuse + téléphone,

o Outils bureautiques (Microsoft Office) et accès internet + GED + Fast Actes (Préfecture),

o Fournitures de bureau et mobilier,

o Véhicule de service sur le territoire de la collectivité.

• Conditions et contraintes d’exercice :

o Travail en bureau sur écran (35 heures/semaine),

o Horaires réguliers avec possibilité d’amplitude en fonction des obligations de service (respect impératif de délais/pics d’activité liés à la tenue des conseils communautaires),

o Déplacements ponctuels sur le territoire de la CCSB en cas de nécessités de service,

o Contraintes horaires en fonction des réunions du conseil communautaire (soirées),

o Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres et des élus,

o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.

• Formation et qualification :
  • Niveau requis : Bac + 2 minimum,
  • Formations en lien avec le poste occupé,
• Compétences :

Très bonne connaissance du fonctionnement d’une intercommunalité en général et du fonctionnement des instances de gouvernance en particulier.

Maîtrise indispensable de l’outil informatique, des logiciels bureautiques standards et des techniques de secrétariat.

Qualités rédactionnelles.

Rigueur, facultés d’adaptation et d’organisation, sens de l’initiative, esprit de décision, sens de la communication, sens du service aux autres et de la collectivité, réactivité, efficacité.

Disponibilité vis-à-vis de la DGS

Capacité à travailler en transversalité avec les services.

Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.